المساعد الافتراضي Virtual Assistant هو شخص يعمل لحسابه الخاص، يقدم الخدمات المتنوعة لرجال الأعمال وأصحاب المشاريع والشركات المختلفة عبر الانترنت من مكان بعيد، وعادة ما يكون هذا المكان هو منزله الخاص.
في هذا المقال سنتعرف على وظيفة مساعد افتراضي وما هي المهارات التي يمتلكها وما فوائد ان تعمل مع مساعد افتراضي في حال كنت من أصحاب الأعمال.
أتمنى لك قراءة ممتعة
ما هي وظيفة مساعد افتراضي Virtual Assistant؟
المساعد الافتراضي هو ببساطة موظف يعمل عن بعد. نظراً للتطورات التكنولوجية الهائلة التي طرأت في الأعوام السابقة، حيث أصبح كل منزل يملك اشتراك في خدمة الانترنت. أدركت الشركات ومكاتب العمل المختلفة أن هناك الكثير من المهام التي يمكن أدائها عن بعد ولا تستدعي إحضار موظف الى المكتب لإنجازها. ونتيجة لذلك ظهرت وظيفة مساعد افتراضي Virtual Assistant.
هنالك كثير من الطلب على المساعدين الافتراضيين من قبل أصحاب المشاريع ورجال الأعمال الذين يحتاجون الى المساعدة ولكن لا يرغبون في إنفاق الأموال على مساحة مكتبية للموظفين.
يمكن للمساعد الافتراضي أن يفعل أغلب الأشياء التي يفعلها المساعد المتواجد في مكتب العمل أو في مقر الشركة. وتتنوع المهام التي يقوم بها، حيث يمكنه جدولة المواعيد، وإجراء مكالمات هاتفية وإجراء ترتيبات السفر، وإدارة حسابات البريد الالكتروني.
كما يتخصص بعض المساعدين الافتراضيين في تقديم خدمات التصميم الغرافيكي، أو خدمات التسويق، أو كتابة المدونات، أو إدارة وسائل التواصل الاجتماعي، أو تصميم مواقع الإنترنت، أو إدارة المصنفات والعديد من الخدمات الأخرى.
إليك أيضا: كيف تصبح مساعد افتراضي؟
الخدمات التي يقدمها المساعد الافتراضي Virtual Assistant:
تحدثنا عن وظيفة مساعد افتراضي وأن عمل المساعدين الافتراضيين يشمل مجموعة واسعة من المهارات والخدمات، حيث يعمل المساعدون الافتراضيون في إدارة مجموعة واسعة من الصناعات مثل العقارات والسفر والتصنيع والتعليم والرعاية الصحية والمكاتب القانونية والطبية والحكومية.
فيما يلي بعض المهام التي من الممكن أن يقوم بها الشخص عندما يعمل بوظيفة مساعد افتراضي Virtual Assistant:
- إجراء المكالمات وارسال رسائل البريد الصوتي وتأكيد المواعيد
- الاتصال بالموظفين والعملاء
- إنشاء قوائم الاتصال / التوزيع
- إدارة الأعمال المتنوعة متضمناً تخطيط وجدولة الاجتماعات والمؤتمرات عن بعد وإجراء ترتيبات السفر.
- الرد على رسائل البريد الإلكتروني والرد على الهواتف وتنظيم الأعمال الورقية
- ترتيب المكالمات الجماعية والندوات عبر الإنترنت ومكالمات الويب
- الحفاظ على وقت المسؤول التنفيذي من خلال قراءة المراسلات والبحث فيها وتوجيهها وصياغة الرسائل والوثائق وجمع المعلومات وتحليلها.
- تجهيز الملفات التي تحوي على المعلومات وذلك يتضمن نسخ النصوص والبيانات والرسومات والمخططات وتنسيقها وإدخالها وتحريرها واسترجاعها ونسخها ونقلها… إلخ
- استخدام أنظمة الملفات واسترجاع المعلومات مثل Evernote وDropbox وتسجيل مناقشات الاجتماع
- إدارة الشبكات الاجتماعية بما في ذلك Twitter وFacebook ومدونات الشركة.
- أداء المهام المتعلقة بالمشروع مثل إنشاء التقارير وإدارة البيانات المالية
- كما أن القيام بإدخال البيانات وإعداد التقارير باستخدام برنامج إدارة قواعد البيانات تعتبر من أساسيات وظيفة مساعد افتراضي.
وغيرها الكثير….
المهارات والمعرفة التي يمتلكها المساعد الشخصي:
بعد أن تحدثنا عن الخدمات التي يمكن ان يقدمها المساعد الشخصي، لا بد أن نخبرك ما هي المهارات التي يمتلكها المساعد الافتراضي Virtual Assistant، حتى يتمكن من أداء مهامه وتقديم الخدمات المطلوبة منه. تتنوع هذه المهارات وتتعدد، حيث يجب عليه أن يمتلك عدد كبير من المهارات أهمها:
- مهارات جيدة في إدارة المشاريع والوقت
- معرفة كيفية استخدام أجهزة مشاركة الملفات وتخزينها عبر الإنترنت مثل Dropbox أو OneDrive أو Google Drive
- المعرفة الأساسية بإعداد التقارير / المحاسبة
- مهارات التراسل التجاري الجيد للتعامل مع العملاء
- الإجراءات المكتبية لتنظيم نماذج العملاء وسياساتهم وإجراءاتهم
- معرفة شبكات التواصل الاجتماعي والتسويق
- معرفة كيفية إنشاء تواجد فعال على شبكة الإنترنت
- الرغبة في الخدمة والبحث عن طرق لمساعدة الناس
- القدرة على حل المشكلات
- القدرة على إدارة المعلومات السرية
- القدرة على إدارة أولويات متعددة والوفاء بالمواعيد النهائية
- الخبرة التقنية (Skype، Dropbox، Microsoft Office Suite، إلخ.)
- المرونة والقدرة على التعلم سريع
- ان يكون واسع الحيلة وعلى استعداد لتعلم مهارات جديدة لأن وظيفة مساعد افتراضي تعتبر ذات مسؤولية عالية.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وتوقع ما هو مطلوب والرد وفقًا لذلك
- مهارات التخطيط والتنسيق لإدارة المهام
- مساعدة / تنسيق المشروع
- مهارات الكتابة والتدقيق اللغوي
- معرفة جيدة في مجال الاتصالات
إليك أيضا: افضل مواقع العمل الحر على الانترنت
ما هي فوائد تعيين مساعد افتراضي؟
بعد أن وضحنا لك وظيفة مساعد افتراضي Virtual Assistant، وما لديه من مهارات وما الخدمات التي يمكن أن يقدمها لك. قد يتبادر إلى ذهنك كرجل أعمال تساؤل، عن مدى الفائدة التي يمكن أن تحصل عليها من خلال الاستعانة بمساعد افتراضي للقيام بالمهام المختلفة في مكتبك أو شركتك. فيما يلي بعض الفوائد:
- انخفاض التكلفة وتوفير الأموال التي ستحتاجها في شراء العقارات والأثاث، فالمساعد الافتراضي Virtual Assistant يعمل عن بعد من المنزل أو المكتب الشخصي، ويستخدم حاسوبه الشخصي كذلك.
- يمكنأن يقوم المساد الافتراضي بالكثير من المهام المكتبية اليومية التي تحتاجها، بدون أن تحتاج إلى دفع نفقات الموظفين التقليديين المختلفة مثل: المزايا الصحية وأقساط التأمين والضرائب والإجازات. كل ما عليك دفعه هو مبلغ من المال تتفق مع المساعد الافتراضي Virtual Assistant على دفعه مقابل العمل الذي يقوم به.
- يمكن الوصول إلى المساعد الافتراضي Virtual Assistant بسهولة عبر الهاتف والبريد الإلكتروني وSkype وأشكال الاتصال الأخرى عن بُعد.
- يمكن أن تصبح أيام عملك أكثر متعة وأقل إرهاقًا. حيث هناك من يقوم عنك بالمهام المكتبية اليومية العادية، وهو المساعد الافتراضي.
- يتمتع المساعدون الافتراضيون بالمهارات والمعرفة في العديد من المجالات المختلفة، يمكنك من خلال الاستعانة بهم زيادة كفاءة عملك، عن طريق تفريغ بعض المهام التي تجد صعوبة في القيام بها أو التي لا تملكها أنت وموظفيك.
بعد أن عرفنا ماذا يعني وظيفة مساعد افتراضي، تعال لنقرأ سويّة كيف يمكن أن يصبح الشخص مساعد افتراضي؟ وأين يمكنه إيجاد عمل؟
